Dans une copropriété, la présence d’un organe de gestion est obligatoire. Il s’agit du syndic. Il peut s’agir d’une personne physique ou morale. Il se charge de la gestion administrative et financière de la copropriété. Il est le garant du bon fonctionnement de l’immeuble qu’il gère.
Ce gestionnaire a un devoir de conseils en matière technique, juridique et réglementaire à l’égard des copropriétaires. Dans le cadre de l’exercice de ses missions, il a des obligations envers les copropriétaires. Pour les connaître, suivez le guide.
S’assurer de l’administration et de la bonne conservation de la copropriété
La première tâche qui incombe à un syndic de copropriété est de garder et d’entretenir le bâtiment sous sa gestion en bon état. Pour ce faire, il peut entreprendre des travaux de :
- Réparation
- Maintenance
- D’entretien, etc.
Selon le cas, il peut engager des travaux plus importants. L’opération requiert toutefois l’approbation du syndicat des copropriétaires. C’est lui qui sélectionne alors les prestataires qui vont réaliser les travaux. Il négocie ensuite avec ces derniers sur le coût de leurs interventions avant de conclure le contrat au nom de la copropriété.
S’occuper de la gestion du personnel de l’immeuble
Il est important de préciser que toutes les personnes qui travaillent dans la copropriété sont placées sous l’autorité du syndic. À ce titre, il est amené à :
- Établir les fiches de paie de chaque salarié
- Procéder au remplacement des travailleurs en cas d’absence, etc.+
Le recrutement et le licenciement du personnel de la copropriété font également partie de l’obligation du syndic envers les copropriétaires.
Il faut savoir que les personnes qui travaillent dans la copropriété sont employées par le syndicat des copropriétaires. Par conséquent, le syndic doit aviser ce dernier du recrutement de personnels supplémentaires. L’initiative doit ensuite être validée par l’assemblée générale dans le cadre d’un vote.
Gérer les tâches administratives et financières
Les obligations du syndic envers les copropriétaires sont nombreuses. Elles concernent notamment le volet administratif et financier. Dans le premier cas, il s’occupe entre autres de la mise à jour de la liste de tous les copropriétaires et de leurs lots respectifs. En outre, il doit :
- Procéder à la convocation de l’assemblée générale de copropriété
- Préparer l’ordre du jour de la réunion
- Aviser tous les copropriétaires de la date de l’assemblée générale
- Rédiger le procès-verbal de la réunion et transmettre une copie à tous les copropriétaires
- Représenter le syndicat des copropriétaires en justice, etc.
Dans le cadre de la gestion financière de la copropriété, le syndic est entre autres tenu d’établir le budget prévisionnel pour chaque exercice. Pour ce faire, il travaille en collaboration avec le conseil syndical. Le budget en question doit être soumis au vote de l’assemblée générale. Il doit aussi présenter lors de cette réunion un compte rendu de sa gestion financière pur l’année écoulée.
À noter également que la loi oblige le syndic à ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Il servira à recevoir toutes les sommes destinées au syndicat.